Как принять на работу своего первого сотрудника (версия 2020)

10.04.18, обновление 15.12.19, Елена Позднякова

Прием на работу всего лишь одного сотрудника создает у работодателя огромное количество новых обязанностей, связанных с трудовым законодательством, налогами, отчетностью, бухгалтерским учетом, законом о персональных данных, охраной труда и т.д. Иногда начинающий работодатель даже и не в курсе, сколько всего он должен делать по закону и за что он несет ответственность.

Эта статья - полный справочник для начинающего работодателя и ее цель - дать ему уверенность, что он все оформил правильно, платит по закону, уберечь от ошибок и штрафов.
Статья предназначена для работодателя - индивидуального предпринимателя и юридического лица, принимающего на работу гражданина России.

Особенности налогообложения и приема иностранных работников можно дополнительно прочитать здесь.

Минимальный размер оплаты труда устанавливается на всей территории РФ(ТК РФ, статья 133). С 1 января 2019 - 11 280 рублей, с 1 января 2020 он составит 12 130 рублей. Ссылка на справочную информацию по МРОТ здесь.

В регионах РФ может быть установлен свой МРОТ, но он не должен быть ниже федерального (ТК РФ, статья 133.1).Посмотреть справочную информацию по регионам можно по ссылке.

Сотрудник может получать заработную плату ниже МРОТ, если он отработал не полный месяц.

Работодатель обязан выплачивать заработную плату работнику 2 раза в месяц (ТК РФ, статья 136, абзац 10).
- аванс за первую половину месяца с 16 по 30 (31),
- окончательный расчет за вторую половину месяца с 1 по 15,
- отпускные - за 3 дня до начала отпуска,
- пособие по временной нетрудоспособности - в ближайший день выплаты зарплаты после получения больничного.
Если день выплаты попадает на выходной, то нужно выплатить в последний рабочий день перед ним.

Ответственность за задержку:
1. Обязательная компенсация работнику за каждый день просрочки (ТК РФ, статья 236) по формуле: сумма*ставка ЦБ/150
2. При задержке зарплаты свыше 15 календарный дней, работник вправе приостановить работу до выплаты (ТК РФ, статья 142). Этот период работодатель обязан оплатить по среднему заработку.
3. На работодателя может быть наложен штраф (КОАП, статья 5.27, пункты 6-7). Штраф для организации: от 30 000 до 100 000, для должностного лица от 10 000 до 30 000, для ИП от 1 000 до 30 000.
4. Уголовная ответственность при задержке свыше 3-х месяцев (УК РФ, статья 145.1)

ТК РФ, глава 19 "Отпуска"
Работодатель обязан предоставить работнику ежегодный оплачиваемый отпуск 28 календарных дней. По соглашению работника и работодателя отпуск может быть разделен на 2 и более частей, но при этом одна часть не должна быть меньше, чем 14 календарных дней.

Право на отпуск за первый год работы возникает после того, как сотрудник отработал 6 месяцев. Отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. При увольнении работника работодатель обязан выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск, в других случаях заменять отпуск компенсацией нельзя.
Если работник заболел во время отпуска, то отпуск должен быть перенесен или продлен.

Работодатель обязан предоставить работнику отпуск без сохранения заработной платы в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников - до 5 календарных дней (ТК РФ, статья 128).

Дни болезни работника оплачиваются на основании больничного листа.
Первые 3 дня болезни оплачиваются за счет работодателя, остальные - за счет ФСС.

Формула для расчета пособия:
Пособие = Средний дневной заработок*процент оплаты*число календарных дней болезни

Средний дневной заработок для расчета пособия считается так: доход за 2 года разделить на 730, но он ограничен минимальной и максимальной величиной:

1) Минимальная величина рассчитывается из МРОТ (с 1 января 2019 МРОТ составляет - 11 280 , с 1 января 2020 - 12 130).

Например, если работник заболел в декабре 2019, то средний дневной заработок для расчета пособия не может быть ниже, чем 370,85 рублей (11280х24/730), а если в январе 2020, то 398,79 (12130х24/730)

2) Максимальный размер среднего дневного заработка рассчитывается из предельной величины базы для начисления страховых взносов по ВНиМ (2017 - 755 000, 2018 - 815 000, 2019 - 865 000, 2020 - 912 000)

Максимальный размер среднего дневного забаботка составляет
в 2019 - 2150,68 =(755000+815000)/730,
в 2020 - 2301,37=(815000+865000)/730

Процент оплаты зависит от стажа: до 5 лет - 60%, от 5 до 8 лет - 80%, и свыше 8 лет - 100%.

Из пособия по временной нетрудоспособности удерживается НДФЛ, но оно не облагается страховыми взносами.

Пособие по беременности и родам начисляется на основании больничного листа. Средний дневной заработок (который рассчитывается так же, как и для больничного листа) умножается на число дней (обычно отпуск по беременности и родам составляет 140 дней).

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет считается так: Средний дневной заработок * 30,4 * 40%
Оба пособия выплачиваются полностью за счет средств ФСС.
НДФЛ и страховыми взносами не облагаются.

Каждый работодатель обязан составлять следующие кадровые документы:

7.1 Штатное расписание
7.2 Трудовой договор
7.3 Локальные нормативные акты (кроме микропредприятий, которые используют типовую форму трудового договора)
7.4 Приказы (о приеме на работу, переводе, на отпуск)
7.5 Трудовые книжки
7.6 Личная карточка работника по форме Т-2
7.7 Табель учета рабочего времени
7.8 Расчетный листок
7.9 График отпусков

Далее подробности по каждому из этих документов и ссылки на форму.

Я рекомендую использовать данную типовую форму всем, даже если компания не является микропредприятием, потому что форма очень грамотно составлена и в ней учтены все требования трудового законодательства.
По этой ссылке Вы можете посмотреть образец заполненной формы трудового договора с секретарем.

Работодатель сам (индивидуальный предприниматель или руководитель ООО) обязан пройти обучение по охране труда в специализированной организации (стоимость примерно 2500, периодичность - раз в три года), а также обучить там же своего первого сотрудника, и второго тоже. Дальше, при наличии трех человек, имеющих удостоверение по охране труда, можно создать комиссию для проверки знаний и учить остальных сотрудников уже в самой организации.

Обязательно проведение вводного и первичного инструктажа с работником, о чем делается запись в трудовом договоре.

Обязательно проведение специальной оценки рабочих мест в специализированной организации. Порядок проведения приведен в Федеральном законе №426-ФЗ от 28.12.2013 «О специальной оценке условий труда».
Спецоценка проводится на всех рабочих местах, кроме надомников и дистанционных работников.

Скачать все формы, локальные акты и ознакомиться с полной информацией по охране труда можно здесь (это моя статья 2017 года, но вся информация актуальна).

Ответственность за нарушение требований охраны труда:
На работодателя может быть наложен штраф (КОАП, статья 5.27.1). Штраф для организации: от 50 000 до 200 000, для должностного лица от 2 000 до 40 000, для ИП от 2 000 до 40 000.

Работодатель обязан утвердить Положение о персональных данных работников и ознакомить работников с ним под роспись. В положении устанавливается порядок хранения и использования персональных данных работников в соответствии с главой 14 ТК РФ "Защита персональных данных работника"и федеральным законом 152-ФЗ от 27.06.2006 "О персональных данных"

Индивидуальные предприниматели не обязаны вести воинский учет.

Все организации обязаны вести воинский учет своих сотрудников (подп. 6 п. 1 ст. 8 Закона от 31 мая 1996 г. № 61-ФЗ, п. 7 ст. 8 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).

Как вести воинский учет:
1. Назначить приказом ответственного.
2. Ответственный должен:
-заносить данные из документов воинского учета сотрудников в личные карточки Т-2;
-отчитываться о ведении воинского учета перед военкоматами, в частности, представлять туда списки сотрудников, подлежащих воинскому учету, при поступлении и увольнении их с работы (в двухнедельный срок).

Ответственность за несообщение сведений: административный штраф от 300 до 1000 рублей (КоАП РФ, статья 21.4, ч.3).

Работник, при приеме на работу должен предоставить работодателю следующие документы (статья 65 ТК РФ):

Налоги, которые платит работодатель: НДФЛ, страховые взносы и взносы на страхование от несчастных случаев. Более подробно о каждом налоге речь пойдет далее.

Порядок начисления НДФЛ установлен главой 23 НК РФ "Налог на доходы физических лиц".
Плательщиком НДФЛ является сам сотрудник, а работодатель (ООО или ИП) - налоговый агент, который обязан рассчитать, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с доходов сотрудника.

Налоговая ставка зависит от того, является ли сотрудник НАЛОГОВЫМ РЕЗИДЕНТОМ.

Налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев, остальные - нерезиденты.

Ставка для резидентов - 13%,
для НЕрезидентов - 30%.

Нужно ли выяснять статус РЕЗИДЕНТ/НЕ РЕЗИДЕНТ при приеме на работу?
В Налоговом Кодексе не прописана обязанность работодателя при приеме на работу граждан РФ выяснять, резиденты они или нет, и на практике сложилось, что изначально при приеме на работу россиян исходят из того, что они резиденты РФ, а у иностранцы - нет.
При этом никто не запрещает работодателю запросить загранпаспорт у сотрудника, чтобы установить его статус.

Стандартные вычеты (Статья 218 НК РФ).

Налоговый агент может уменьшить налоговую базу для расчета налога на стандартные вычеты:

1. Стандартные вычеты "на себя" в размере от 500 до 3 000 рублей в месяц предусмотрены для инвалидов, участников ВОВ и других льготных категорий граждан.

2. Стандартные вычеты НА ДЕТЕЙ
Налоговый вычет в месяц для каждого родителя:
1 400 рублей - на первого ребенка;
1 400 рублей - на второго ребенка;
3 000 рублей - на третьего и каждого последующего ребенка;
12 000 рублей - на каждого ребенка в случае, если ребенок в возрасте до 18 лет является ребенком-инвалидом.
Единственному родителю вычет предоставляется в двойном размере.

Стандартные вычеты на детей предоставляются на основании заявления работника и копии свидетельства о рождении ребенка.

Стандартные вычеты предоставляются до тех пор, пока доход работника, облагаемый по ставке 13%, не достиг предельного размера 350 000 рублей в налоговом периоде.

Сроки уплаты НДФЛ

НДФЛ с аванса отдельно платить не нужно, его требуется уплатить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты зарплаты,

НДФЛ с зарплаты нужно уплатить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты зарплаты физлицу,

НДФЛ с отпускных и больничных нужно перечислить не позднее последнего числа месяца

НДФЛ при увольнении (в том числе и с компенсации за неиспользованный отпуск) нужно уплатить не позднее дня, следующего за днем выплаты

Порядок начисления и уплаты регламентирует глава 34 Налогового Кодекса РФ "Страховые взносы".

Есть три страховых взноса:
1) взнос на обязательное пенсионное страхование (ОПС),
2) взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ или ОСС),
3) взнос на обязательное медицинское страхование (ОМС)

В общем случае применяются следующие ставки:
• взнос на ОПС - 22%
• взнос на ВНиМ - 2,9%
• взнос на ОМС - 5,1%
ИТОГО: 30%

До 15 числа месяца, следующего за отчетным.
Если день уплаты выпадает на выходной или праздник, то уплата переносится на следующий рабочий день.

Порядок уплаты страховых взносов в ФСС (взнос на ВНиМ) зависит от того, участвует ли регион, в котором находится организация в пилотном проекте ФСС. Узнать, какие регионы участвуют, можно по этой ссылке.

В общем случае, без участия в пилотном проекте, взнос на социальное страхование можно уменьшить на пособия, начисленные и выплаченные работникам за счет средств фонда.

В тех регионах, которые участвуют в пилотном проекте, ФСС самостоятельно выплачивает пособия гражданам (на основании документов, полученных от организации), а организация платит страховые взносы в ФСС в полном объеме.

Пониженная ставка страховых взносов (или ставка 0) начинает применяться, когда доходы работника НАРАСТАЮЩИМ ИТОГОМ ЗА ГОД достигнут определенных пределов. Это называется регрессия.

Предельные значения по годам:

2018
• взнос на ОПС: до 1 021 000 - 22%, свыше - 10%
• взнос на ВНиМ: до 815 000 - 2,9%, свыше - не начисляются
• взнос на ОМС: всегда - 5,1%

2019
• взнос на ОПС: до 1 150 000 - 22%, свыше - 10%
• взнос на ВНиМ: до 865 000 - 2,9%, свыше - не начисляются
• взнос на ОМС: всегда - 5,1%

2020
• взнос на ОПС: до 1 292 000 - 22%, свыше - 10%
• взнос на ВНиМ: до 912 000 - 2,9%, свыше - не начисляются
• взнос на ОМС: всегда - 5,1

В некоторых случаях и на определенный период Налоговым Кодексом установлены пониженные тарифы страховых взносов (Статья 427).

Например, в 2020 актуальны льготы для организаций, которые работают в сфере информационных технологий:
- статья 427, пункт 1, подпункт 3;
- статья 427, пункт 2, подпункт 1.1;
- статья 427, пункт 5.

Проверьте свое право на льготу в статье 427, но перед чтением хочу предостеречь от излишней траты времени тех, кто применяет УСН, ЕНВД, патент.

В пункте 1 статьи 427 перечислены категории налогоплательщиков, для которых применяются пониженные тарифы:
- УСН с определенными видами деятельности (статья 427, пункт 1, подпункт 5);
- аптеки на ЕНВД (статья 427, пункт 1, подпункт 6);
- ИП на патенте (статья 427, пункт 1, подпункт 9).
Текст большой, но по факту для этих категорий налогоплательщиков на текущий момент льгот нет.
Об этом сообщается в пункте 2 статьи 427: "льгота действовала только в 2017-2018гг." (статья 427, пункт 2, подпункт 3).

Для того, чтобы заполнить платежку, можно воспользоваться сервисом ИФНС, который называется заполнение платежного документа, но это не самый удобный вариант. Обычно этим сервисом пользуются для того, чтобы выяснить свои реквизиты или заполнить разовую квитанцию.
Самый простой и быстрый способ - сформировать платежку в бухгалтерской программе.

Ниже будут приведены образцы заполнения всех платежек: НДФЛ, страховые взносы (3 платежки), взнос на страхование от несчастных случаев.
Сначала давайте посмотрим, на какие поля нужно обратить внимание (найти расположение поля по коду можно по этой ссылке на форму платежного поручения).

В общем случае все налоги уплачиваются и все отчеты сдаются по месту жительства ИП или по юридическому адресу ООО. Однако, если какие-то работники работают в другом регионе, встает вопрос о том, куда платить налоги и куда сдавать отчетность. Поэтому, давайте сделаем небольшое теоретическое отступление и разберемся с понятием обособленное подразделение.

Сначала по организациям.
Обособленное подразделение - это любое подразделение организации, адрес которого отличается от ее адреса в ЕГРЮЛ.
Для целей постановки на налоговый учет ОП считается созданным, если соблюдены четыре условия:
1) по адресу ОП оборудовано хотя бы одно стационарное рабочее место;
2) рабочее место создано на срок более месяца;
3) помещение, где находится рабочее место, подконтрольно организации;
4) организация начала вести деятельность по месту нахождения ОП, т.е. принят на работу человек, который будет там трудиться.

С организациями понятно, переходим к ИП.
По индивидуальным предпринимателям нет понятия "обособленное подразделение", но место ведения деятельности все равно может отличаться от адреса регистрации предпринимателя.
Например, патент может быть приобретен в другом регионе, или ИП стоит на учете в другом регионе, как плательщик ЕНВД.

Ниже, в таблице, представлена информация по уплате НДФЛ, страховых взносов и взносов на страхование от несчастных случаев, а также по сдаче отчетности для работников, которые фактически осуществляют деятельность в другом регионе.

Нужно ли вставать на учет?

Основное отличие ИП и ООО заключается в следующем:
ООО считается работодателем ПО УМОЛЧАНИЮ, даже если в ООО нет наемных работников, ООО автоматически, при регистрации, ставится на учет в качестве работодателя и в ПФ, и в ФСС, и в ФОМС и обязано сдавать отчетность по работникам, даже если она нулевая.

ИП работодателем по умолчанию НЕ СЧИТАЕТСЯ. Если наемных работников нет, ИП не обязан сдавать нулевую отчетность по работникам.

Насчет регистрации ИП в фондах, в разные годы существовали разные требования: когда-то предпринимателю нужно было регистрироваться самостоятельно во всех фондах и даже отвозить копии заключенных договоров.
В 2020 году из всех фондов индивидуальному предпринимателю требуется самостоятельно зарегистрироваться только в ФСС.
Далее разберем подробную информацию по взаимодействию с каждым государственным органом.

С ИФНС предстоит следующее взаимодействие:
• отправка отчетности
• получение требований
• уплата налогов

Самый удобный способ обмениваться информацией с ИФНС - по электронным каналам связи. Для этого нужно подключиться к ИФНС через какого-либо оператора отправки отчетности. Сравнение способов подключения и их стоимость я рассмотрела в статье "Как самостоятельно сдать отчетность", рекомендую Вам ее прочитать.

Узнать номер своей ИФНС можно из сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ. Найдите свою компанию (или ИП) по ИНН на портале ЗАЧЕСТНЫЙ БИЗНЕСи посмотрите раздел Налоговый орган.
Адрес и платежные реквизиты своей инспекции можно узнать на официальном сайте ИФНС nalog.ru по этой ссылке.

С пенсионным фондом предстоит следующее взаимодействие:
• сдача отчетности
• получение страховых свидетельств для сотрудников, которые ранее не работали
• подача сведений о стаже для выхода на пенсию

В 2020 году ни ИП, ни ООО не должны специально регистрироваться в пенсионном фонде.
Свой пенсионный номер можно посмотреть в сведениях из ЕГРЮЛ здесь.

Узнать адрес и телефон отделения своего пенсионного фонда можно здесь:
http://www.pfrf.ru, по инструкции: выбрать регион, далее нажать "Контакты и адреса", нажать "Отделение", спуститься вниз, где написано "Выбрать клиентскую службу", поставить переключатель на "Страхователь", выбрать услугу "Прием страхователей" и выбрать свою территорию.
Нашли свое отделение - позвоните им, прежде, чем ехать, и уточните адрес, я не раз сталкивалась с устаревшей информацией на сайте.

Для того, чтобы отправлять отчетность в пенсионный фонд электронно, с пенсионным фондом нужно заключить Соглашение об обмене электронными документами. Очень рекомендую это сделать, потому что отчет СЗВ-М нужно сдавать в пенсионный фонд ежемесячно.

Как заключить соглашение:
1) сначала выберите оператора электронной отчетности, т.к. в ПФР могут спросить, кто оператор
2) Скачайте на сайте ПФ соглашение и заявление (по этой ссылке внизу страницы)
3) позвоните в ПФР, уточните название отделения, ФИО подписанта со стороны ПФ и на основании чего действует, нужно ли распечатывать заявление
4) отвезите заполненное соглашение в свое отделение, Вам сразу же дадут номер соглашения и можно будет сообщить этот номер оператору электронной отчетности и отправлять отчетность.

С ФСС предстоит следующее взаимодействие:
• сдача отчетности
• уплата страховых взносов по несчастным случаям
• если компания находится в регионе, который участвует в пилотном проекте, то выплаты пособий по временной нетрудоспособности фонд производит самостоятельно, а работодатель должен передавать фонду документы (больничный лист, заявление и другие).

ООО зарегистрирован в ФСС по умолчанию. Узнать свой регистрационный номер можно здесь.

ИП должен встать на учет в ФСС в течение 30 дней с момента приема первого сотрудника, для этого нужно отвезти в ФСС заявление.

Узнать адрес и реквизиты своего отделения ФСС можно на официальном сайте ФСС в разделе "Телефоны горячих линий", под картой.

Работодатель не осуществляет какого-либо взаимодействия с медицинским фондом: начисление и уплату взносов в медицинский фонд контролирует налоговая инспекция, а страховые полисы физические лица получают самостоятельно, без участия работодателя.