Как принять на работу своего первого сотрудника

Энциклопедия для начинающего работодателя
10 апреля 2018, Елена Позднякова
Прием на работу всего лишь одного сотрудника создает у работодателя огромное количество новых обязанностей, связанных с трудовым законодательством, налогами, отчетностью, бухгалтерским учетом, законом о персональных данных, охраной труда и т.д. Иногда начинающий работодатель даже и не в курсе, сколько всего он должен делать по закону и за что он несет ответственность.

Эта статья - полный справочник для начинающего работодателя и ее цель - дать ему уверенность, что он все оформил правильно, платит по закону, уберечь от ошибок и штрафов.
Статья предназначена для работодателя - индивидуального предпринимателя и для работодателя - ООО, принимающего на работу гражданина России.

Особенности налогообложения и приема иностранных работников можно дополнительно прочитать здесь.
Новые обязанности начинающего работодателя
Обязанности работодателя по трудовому законодательству
выплаты и гарантии работникам
1
Выплата заработной платы работнику не ниже минимального размера
Минимальный размер оплаты труда устанавливается на всей территории РФ (ТК РФ, статья 133). С 1 января 2018 - 9 489, с 1 мая 2018 он составит 11 163 рубля. Ссылка на справочную информацию по МРОТ здесь.

В регионах РФ может быть установлен свой МРОТ, но он не должен быть ниже федерального (ТК РФ, статья 133.1). Посмотреть справочную информацию по регионам можно по ссылке.

Сотрудник может получать заработную плату ниже МРОТ, если он отработал не полный месяц.

2
Своевременная выплата заработной платы
Работодатель обязан выплачивать заработную плату работнику 2 раза в месяц (ТК РФ, статья 136, часть 6):
аванс за первую половину месяца с 16 по 30 (31),
окончательный расчет за вторую половину месяца с 1 по 15,
отпускные
- за 3 дня до начала отпуска,
пособие по временной непрудоспособности - в ближайший день выплаты зарплаты после получения больничного.
Если день выплаты попадает на выходной, то нужно выплатить в последний рабочий день перед ним.

Ответственность за задержку:
1. Обязательная компенсация работнику за каждый день просрочки (ТК РФ, статья 236) по формуле: сумма*ставка ЦБ/150
2. При задержке зарплаты свыше 15 календарный дней, работник вправе приостановить работу до выплаты (ТК РФ, статья 142). Этот период работодатель обязан оплатить по среднему заработку.
3. На работодателя может быть наложен штраф (КОАП, статья 5.27, пункты 6-7). Штраф для организации: от 30 000 до 100 000, для должностного лица от 10 000 до 30 000, для ИП от 1 000 до 30 000.
4. Уголовная ответственность при задержке свыше 3-х месяцев (УК РФ, статья 145.1)

3
Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работнику
ТК РФ, глава 19 "Отпуска"
Работодатель обязан предоставить работнику ежегодный оплачиваемый отпуск 28 календарных дней. По соглашению работника и работодателя отпуск может быть разделен на 2 и более частей, но при этом одна часть не должна быть меньше, чем 14 календарных дней.

Право на отпуск за первый год работы возникает после того, как сотрудник отработал 6 месяцев. Отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. При увольнении работника работодатель обязан выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск, в других случаях заменять отпуск компенсацией нельзя.
Если работник заболел во время отпуска, то отпуск должен быть перенесен или продлен.

4
Предоставление работнику отпуска без сохранения заработной платы
Работодатель обязан предоставить работнику отпуск без сохранения заработной платы в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников - до 5 календарных дней (ТК РФ, статья 128).

5
Оплата работнику пособия по временной нетрудоспособности
Дни болезни работника оплачиваются на основании больничного листа.
Первые 3 дня болезни оплачиваются за счет работодателя, остальные - за счет ФСС.

Формула для расчета пособия:

Средний дневной заработок*процент оплаты*число календарных дней болезни

Средний дневной заработок для расчета пособия считается так: доход за 2 года разделить на 730, но он ограничен минимальной и максимальной величиной:
1) Минимальная величина рассчитывается из МРОТ
Например, если работник заболел в феврале 2018, то средний дневной заработок для расчета пособия не может быть ниже, чем 311,97 рублей(9489х24/730)
2) Максимальный размер среднего дневного заработка в 2018 составляет 2017,81 руб.

Процент оплаты зависит от стажа: до 5 лет - 60%, от 5 до 8 лет - 80%, и свыше 8 лет - 100%.

Из пособия по временной нетрудоспособности удерживается НДФЛ, но оно не облагается страховыми взносами.

6
Предоставление работнику отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком(+ оплата пособий)
Пособие по беременности и родам начисляется на основании больничного листа. Средний дневной заработок (который рассчитывается так же, как и для больничного листа) умножается на число дней (обычно отпуск по беременности и родам составляет 140 дней).

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет считается так: Средний дневной заработок * 30,4 * 40%
Оба пособия выплачиваются полностью за счет средств ФСС.
НДФЛ и страховыми взносами не облагаются.

7
Ведение кадрового учета
Каждый работодатель обязан составлять следующие кадровые документы:

7.1 Штатное расписание
7.2 Трудовой договор
7.3 Локальные нормативные акты (кроме микропредприятий, которые используют типовую форму трудового договора)
7.4 Приказы (о приеме на работу, переводе, на отпуск)
7.5 Трудовые книжки
7.6 Личная карточка работника по форме Т-2
7.7 Табель учета рабочего времени
7.8 Расчетный листок
7.9 График отпусков


Далее подробности по каждому из этих документов и ссылки на форму.
7.1
7.1 Штатное расписание
Прямого требования вести штатное расписание для работодателей в законодательстве нет, но проверяющие органы часто запрашивают штатное расписание и есть ссылки на этот документ в Трудовом Кодексе: ТК РФ, ст.15 «Трудовые отношения», ТК РФ, ст.57 «Содержание трудового договора», в обоих случаях присутствует формулировка "работа по должности в соответствии со штатным расписанием".

Поэтому, предлагаю считать, что составление штатного расписания обязательно для всех работодателей (включая ИП и микропредприятия).

Можно использовать унифицированную форму Т-3 или разработать свою.
7.2
7.2 Трудовой договор
Работодатель обязан оформить трудовой договор с работником не позднее 3-х рабочих дней с момента начала работы.

Организация может разработать свою форму трудового договора или использовать типовую форму для микропредприятий, которая утверждена Постановлением Правительства РФ №858 от 27.08.16.

Любая организация (в том числе и микропредприятие) имеет право разработать свою форму трудового договора, при разработке формы нужно учесть требования следующих статей Трудового Кодекса:
статья 16 «Основания для возникновения трудовых отношений»
статья 56 «Понятие трудового договора. Стороны»
статья 57 «Содержание трудового договора»
статья 67 «Форма трудового договора»


Использование типовой формы - также право любой компании, но для микропредприятий с численностью сотрудников до 15 человек, использование типовой формы дает дополнительное преимущество - право не оформлять локальные нормативные акты (о которых речь пойдет в следующем пункте).

Скачать очень удобные для заполнения типовые формы и дополнительную информацию по заключению трудового договора можно в моей статье: "Трудовой договор с работником, образец 2018"
Я рекомендую использовать данную типовую форму всем, даже если компания не является микропредприятием, потому что форма очень грамотно составлена и в ней учтены все требования трудового законодательства.
По этой ссылке Вы можете посмотреть образец заполненной формы трудового договора с секретарем.
7.3
7.3 Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права
Микропредприятия с численностью до 15 человек, которые используют типовую форму трудового договора, пропускают этот пункт, потому что они имеют право не составлять локальные акты.

Информация для остальных:
Обязанность работодателя принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, закреплена в статье 8 ТК РФ, но конкретный перечень этих актов не приводится.

В отдельных статьях Трудового Кодекса есть ссылки на отдельные локальные нормативные акты. В частности в статье 189 (абзац 4) ТК РФ прописано, что Правила внутреннего распорядка - локальный нормативный акт. В статье 135 (абз 2), что системы оплаты труда устанавливаются локальными нормативными актами. В статье 103 ТК РФ упоминается график сменности.
Вот и все упоминания о локальных нормативных актах в Трудовом Кодексе.

Из всего этого вывод следующий:
необходимо и достаточно утвердить всего один локальный нормативный акт: Правила внутреннего трудового распорядка и включить в них положения об оплате труда и премировании.


Типового бланка Правил внутреннего трудового распорядка в законодательстве нет. Этот документ составляют в произвольной форме. Обычно в тексте Правил указывают: общие положения; порядок приема, перевода и увольнения сотрудников; основные права и обязанности работодателя; основные права и обязанности сотрудников; режим рабочего времени и времени отдыха; поощрения за успехи в работе; ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
7.4
7.4 Приказы (о приеме на работу, переводе, на отпуск)
Все приказы по трудовым отношениям с работниками - это приказы по личному составу: прием, перемещение, увольнение, поощрение и т.д.
До 2013 года работодатель обязан был оформлять приказы по унифицированным формам, с 2013 года он вправе утвердить свои.
Я рекомендую утвердить приказом по организации те же унифицированные формы и продолжить использовать их.
7.5
7.5 Трудовые книжки
Работодатель (включая ИП) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для него основной.

Регламентирующие документы:
Трудовой Кодекс РФ, ст.66 «Трудовая книжка»

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» - правила ведения

Работодатель обязан внести запись в трудовую книжку каждого работника, который проработал у него свыше 5 дней.
Индивидуальные предприниматели также обязаны заполнять трудовые книжки.

Регламентирующие документы:
1) Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225
2) Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69
7.6
7.6 Личная карточка работника по форме Т-2
Унифицированная форма Т-2, в ней повторяются все записи, вносимые в трудовую книжку, с каждой записью сотрудника нужно ознакомить под роспись
7.7
7.7 Табель учета рабочего времени
Унифицированная форма Т-13
В соответствии со статьей 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
7.8
7.8 Расчетный листок
Работодатель обязан в конце месяца выдать работнику расчетный листок и таким образом, проинформировать его о составных частях заработной платы, удержаниях и сумме, подлежащей выплате (ТК РФ, статья 136).

Форму расчетного листка целесообразно взять из бухгалтерской программы, в которой производится начисление заработной платы.

Работодатель вправе направлять расчетный листок по электронной почте, но это нужно предусмотреть в локальном нормативном акте (Письмо Минтруда России от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560).
7.9
7.9 График отпусков
Работодатель обязан утвердить график отпусков с учетом пожеланий работников не позднее, чем за 2 недели до начала следующего года (ТК РФ, статья 123).

Микропредприятия со штатом до 15 человек могут не утверждать график отпусков, но, в этом случае, они обязаны заключить с каждым работником письменное соглашение о сроках отпуска, что еще более хлопотно, поэтому все же рекомендую составить график отпусков.

Обязанности работодателя по другим законам
охрана труда, защита персональных данных, воинский учет
8
Соблюдение требований по охране труда
Работодатель сам (индивидуальный предприниматель или руководитель ООО) обязан пройти обучение по охране труда в специализированной организации (стоимость примерно 2500, периодичность - раз в три года), а также обучить там же своего первого сотрудника, и второго тоже. Дальше, при наличии трех человек, имеющих удостоверение по охране труда, можно создать комиссию для проверки знаний и учить остальных сотрудников уже в самой организации.

Обязательно проведение вводного и первичного инструктажа с работником, о чем делается запись в трудовом договоре.

Скачать все формы, локальные акты и ознакомиться с полной информацией по охране труда можно здесь.

Ответственность за нарушение требований охраны труда:
На работодателя может быть наложен штраф (КОАП, статья 5.27.1). Штраф для организации: от 50 000 до 200 000, для должностного лица от 2 000 до 40 000, для ИП от 2 000 до 40 000.

9
Соблюдение закона о защите персональных данных
Работодатель обязан утвердить Положение о персональных данных работников и ознакомить работников с ним под роспись. В положении устанавливается порядок хранения и использования персональных данных работников в соответствии с главой 14 ТК РФ "Защита персональных данных работника"и федеральным законом 152-ФЗ от 27.06.2006 "О персональных данных"

10
Воинский учет
Индивидуальные предприниматели не обязаны вести воинский учет.

Все организации обязаны вести воинский учет своих сотрудников (подп. 6 п. 1 ст. 8 Закона от 31 мая 1996 г. № 61-ФЗ, п. 7 ст. 8 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).

Как вести воинский учет:
1. Назначить приказом ответственного.
2. Ответственный должен:
-заносить данные из документов воинского учета сотрудников в личные карточки Т-2;
-отчитываться о ведении воинского учета перед военкоматами, в частности, представлять туда списки сотрудников, подлежащих воинскому учету, при поступлении и увольнении их с работы (в двухнедельный срок).

Ответственность за несообщение сведений: административный штраф от 300 до 1000 рублей (КоАП РФ, статья 21.4, ч.3).

11
Перечень документов при приеме
Работник, при приеме на работу должен предоставить работодателю следующие документы (статья 65 ТК РФ):

Обязательные документы
1. Паспорт (заменяющий его документ)
Представляют все работники
2. Трудовая книжка
Представляют все работники, кроме совместителей и тех, у кого нет трудовой книжки (в этом случае работодатель обязан оформить)
3. Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС)
Представляют все работники, кроме тех, у кого нет свидетельства (в этом случае работодатель обязан оформить)
4. Документ об образовании и (или) квалификации
Представляют лица, поступающие на работу, требующую специальных знаний/подготовки (например, медики, юристы)
5. Документы воинского учета
Представляют военнообязанные и лица, подлежащие призыву
6. Справка МВД о наличии/отсутствии судимости и (или) уголовного преследования
Представляют лица, поступающие на работу, к которой не допускаются судимые/уголовно преследуемые (например, педагоги, авиационный персонал)
7. Справка МВД о наличии/отсутствии административных санкций за потребление наркотиков
Лица, поступающие на работу, к которой не допускаются лица, подвергнутые таким санкциям
Дополнительные документы
8. ИНН - если есть
Идентификационный номер налогоплательщика. Этот номер указывается в некоторых отчетах, но работодатель не вправе его требовать, а физическое лицо вправе вообще не получать ИНН.
В большинстве случаев сотрудники предоставляют ИНН.
9. Документы на стандартные вычеты
Для вычета на детей нужно получить от работника:
1) Заявление
2) Копию свидетельства о рождении
3) Справку 2-НДФЛ от предыдущего работодателя
(чтобы можно было посмотреть размер уже предоставленных вычетов в текущем году).
Если сотрудник где-то работал, а справки нет, то вычет можно будет предоставить только с начала следующего календарного года.
10. Справка о заработке с предыдущего места работы
Эта справка нужна для расчета пособий.
Сотрудник имеет право получить справки от всех предыдущих работодателей за 2 года и представить в бухгалтерию.
Если справки нет, то пособия будут рассчитываться из минимального оклада.
Если доход на предыдущем месте работы маленький, то эта справка не имеет смысла, так как есть минимальный размер пособий.
11. Реквизиты банковской карты для выплаты зарплаты
Я рекомендую начинающим работодателям выплачивать заработную плату на банковскую карточку, так как это значительно упрощает документооборот: подтверждающими документами являются платежка и выписка банка, эти документы предоставит банк и не требуется каждый раз получать роспись работника.

При выплате заработной платы через кассу потребуется оформлять значительно больше бумаг (и начинающие работодатели часто вообще забывают это делать): сначала нужно снять со счета и оприходовать в кассу наличку, затем составить расходный кассовый ордер, выдать работнику заработную плату под роспись, сформировать кассовую книгу и, при необходимости, предъявлять ее проверяющим органам.

Реквизиты банковской карты заполняются в пункте 16 типового трудового договора.

Обязанности работодателя по налоговому законодательству
12
Налоги с работника
1) НДФЛ
2) страховые взносы
3) страхование от несчастных случаев
Налоги, которые платит работодатель: НДФЛ, страховые взносы и взносы на страхование от несчастных случаев. Более подробно о каждом налоге речь пойдет далее, но сначала я хочу остановиться на двух очень важных моментах, связанных с уплатой налогов.

№1 Особое внимание - срокам уплаты НДФЛ!!!
По налогу на доходы физических лиц работодатель выступает налоговым агентом
, он обязан удержать из доходов работника и уплатить в НДФЛ бюджет. Срок перечисления - обычно на следующий день после выплаты физлицу. Нужно очень четко СЛЕДИТЬ ЗА СРОКАМИ уплаты НДФЛ: дело в том, что статьей 123 Налогового Кодекса предусмотрен штраф в размере 20% от суммы за ЗАДЕРЖКУ уплаты НДФЛ. Например, опоздали на 1 день - штраф в бюджет 20% от всей суммы.

№2 Риски выплаты заработной платы в конверте

Целью выплаты заработной платы в конверте является неуплата налогов. В последние годы государство ведет политику ужесточения наказаний в сфере налоговых преступлений, чтобы ЗАСТАВИТЬ БИЗНЕСМЕНОВ РАБОТАТЬ ЛЕГАЛЬНО. Не исключено, что в России скоро останется только белый бизнес, остальных просто закроют.
Если ваш бизнес развивается и растет, подумайте, нужен ли Вам неоправданный и неконтролируемый риск, связанный с выплатой "черной" зарплаты.
13
НДФЛ
налог на доходы физических лиц
Порядок начисления НДФЛ установлен главой 23 НК РФ "Налог на доходы физических лиц".
Плательщиком НДФЛ является сам сотрудник, а работодатель (ООО или ИП) - налоговый агент, который обязан рассчитать, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с доходов сотрудника.
Налоговая ставка зависит от того, является ли сотрудник НАЛОГОВЫМ РЕЗИДЕНТОМ.

Налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев, остальные - нерезиденты.

Ставка для резидентов - 13%,
для НЕрезидентов - 30%.

Есть и другие ставки по налогу на доходы физических лиц: 9%, 15% и 35%, - но они применяются редко и мы на них останавливаться не будем.
Пример. Рассчитаем НДФЛ за январь 2018. Доход работника 30 000, работник является резидентом.
Начислена заработная плата: 30 000
Удержан НДФЛ: 3 900 (30 000 * 13%)
Зарплата к выплате: 26 100 (30 000 - 3 900)
Нужно ли выяснять статус РЕЗИДЕНТ/НЕ РЕЗИДЕНТ при приеме на работу?
В Налоговом Кодексе не прописана обязанность работодателя при приеме на работу граждан РФ выяснять, резиденты они или нет, но на практике сложилось, что изначально при приеме на работу россиян исходят из того, что они резиденты РФ, а у иностранцы - нет.
При этом никто не запрещает работодателю запросить загранпаспорт и сотрудника, чтобы установить его статус.
Стандартные вычеты (Статья 218 НК РФ).

Налоговый агент может уменьшить налоговую базу для расчета налога на стандартные вычеты:

1. Стандартные вычеты "на себя" в размере от 500 до 3 000 рублей в месяц предусмотрены для инвалидов, участников ВОВ и других льготных категорий граждан.

2. Стандартные вычеты НА ДЕТЕЙ
Налоговый вычет в месяц для каждого родителя:
1 400 рублей - на первого ребенка;
1 400 рублей - на второго ребенка;
3 000 рублей - на третьего и каждого последующего ребенка;
12 000 рублей - на каждого ребенка в случае, если ребенок в возрасте до 18 лет является ребенком-инвалидом.
Единственному родителю вычет предоставляется в двойном размере.

Стандартные вычеты на детей предоставляются на основании заявления работника и копии свидетельства о рождении ребенка.

Стандартные вычеты предоставляются до тех пор, пока доход работника, облагаемый по ставке 13%, не достиг предельного размера 350 000 рублей в налоговом периоде.

Пример. Рассчитаем НДФЛ за январь 2018. Доход работника 30 000, работник является резидентом и имеет троих детей до 18 лет
Общая сумма вычетов, которая будет предоставлена на детей:
5 800 (1400 + 1400 + 3000)


Начислена заработная плата: 30 000
Удержан НДФЛ: 3 146 ((30 000 - 5 800) * 13%)
Зарплата к выплате: 26 854 (30 000 - 3 900)
Срок уплаты НДФЛ

НДФЛ с аванса
отдельно платить не нужно, его требуется уплатить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты зарплаты,

НДФЛ с зарплаты нужно уплатить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты зарплаты физлицу,

НДФЛ с отпускных и больничных нужно перечислить не позднее последнего числа месяца

НДФЛ при увольнении
(в том числе и с компенсации за неиспользованный отпуск) нужно уплатить не позднее дня, следующего за днем выплаты
14
Страховые взносы
Порядок начисления и уплаты регламентирует глава 34 Налогового Кодекса РФ "Страховые взносы".

Есть три страховых взноса:

1) взнос на обязательное пенсионное страхование (ОПС),
2) взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ или ОСС),
3) взнос на обязательное медицинское страхование (ОМС)

В общем случае применяются следующие ставки:

• взнос на ОПС - 22%
• взнос на ВНиМ - 2,9%
• взнос на ОМС - 5,1%
ИТОГО: 30%

Пример. Рассчитаем налоги с зарплаты в 30 000 за январь
• взнос на ОПС: 30 000 * 22% = 6 600
• взнос на ВНиМ: 30 000 * 2,9% = 870
• взнос на ОМС: 30 000 * 5,1% = 1 530
ИТОГО: 9 000
Срок уплаты страховых взносов
До 15 числа месяца, следующего за отчетным.
Если день уплаты выпадает на выходной или праздник, то уплата переносится на следующий рабочий день.
Порядок уплаты страховых взносов в ФСС
Порядок уплаты страховых взносов в ФСС (взнос на ВНиМ) зависит от того, участвует ли регион, в котором находится организация в пилотном проекте ФСС. Узнать, какие регионы участвуют, можно по этой ссылке.

В общем случае, без участия в пилотном проекте, взнос на социальное страхование можно уменьшить на пособия, начисленные и выплаченные работникам за счет средств фонда.

В тех регионах, которые участвуют в пилотном проекте, ФСС самостоятельно выплачивает пособия гражданам (на основании документов, полученных от организации), а организация платит страховые взносы в ФСС в полном объеме.
Пример. Рассчитаем размер взноса в ФСС (ВНиМ) к уплате
В январе начислен взнос на ВНиМ: 30 000 * 2,9% = 870,
и пособие по временной нетрудоспособности за счет средств ФСС в размере 624 рубля.

ПРОВОДКИ БЕЗ ПИЛОТНОГО ПРОЕКТА
Начислен взнос на ВНиМ: Дебет 26 (20,44) Кредит 69.01 - 870
Начислено пособие за счет средств ФСС: Дебет 69.01 Кредит 70 - 624
Взнос к уплате: 870-624=246 рублей


ПРОВОДКИ С ПИЛОТНЫМ ПРОЕКТОМ
Начислен взнос на ВНиМ: Дебет 26 (20,44) Кредит 69.01 - 870
Взнос к уплате: 870
Документы на выплату пособия сотруднику переданы в ФСС
Регрессивная ставка
Пониженная ставка страховых взносов (или ставка 0) начинает применяться, когда доходы работника НАРАСТАЮЩИМ ИТОГОМ ЗА ГОД достигнут определенных пределов. Это называется регрессия.

В 2018 году действуют следующие предельные значения:
• взнос на ОПС: до 1 021 000 - 22%, свыше - 10%
• взнос на ВНиМ: до 815 000 - 2,9%, свыше - не начисляются
• взнос на ОМС: всегда - 5,1%
Льготы
В некоторых случаях и на определенный период Налоговым Кодексом установлены пониженные тарифы страховых взносов.
Более подробно Вы можете прочитать в моей статье "Выбор режима налогообложения" по этой ссылке.
15
Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
или взносы на травматизм
Взносы на страхование от несчастных случаев установлены Федеральным законом 125-ФЗ от 24.07.1998 "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний"

Страховые тарифы зависят от класса профессионального риска и могут составить от 0,2% до 8,5% в месяц.

Узнать класс профессионального риска по виду деятельности (ОКВЭД) можно здесь (Приказ Минтруда России от 30.12.2016 N 851н "Об утверждении Классификации видов экономической деятельности по классам профессионального риска").

Узнать размер тарифа для класса профессионального риска можно здесь (Федеральный закон от 22.12.2005 N 179-ФЗ "О страховых тарифах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на 2006 год").

Организация ежегодно до 15 апреля подает в ФСС подтверждение основного вида деятельности, чтобы подтвердить свой ОКВЭД для установления страхового тарифа. Если организация не подаст (или подаст с опозданием) то ФСС присваивает страховой тариф, соответствующий наибольшему классу профессионального риска из всех видов деятельности, которые заявлены в ЕГРЮЛ. Проверить все свои виды деятельности можно здесь.
Пример. Рассчитаем взнос на страхование от несчастных случаев с зарплаты в 30 000 за январь
Для организации установлен минимальный страховой тариф 0,2%

Сумма взноса: 60 (30 000 * 0,2%)
16
Как заполнить платежки
Для того, чтобы заполнить платежку, можно воспользоваться сервисом ИФНС, который называется заполнение платежного документа, но это не самый удобный вариант. Обычно этим сервисом пользуются для того, чтобы выяснить свои реквизиты или заполнить разовую квитанцию.
Самый простой и быстрый способ - сформировать платежку в бухгалтерской программе.

Ниже будут приведены образцы заполнения всех платежек: НДФЛ, страховые взносы (3 платежки), взнос на страхование от несчастных случаев.
Сначала давайте посмотрим, на какие поля нужно обратить внимание (найти расположение поля по коду можно по этой ссылке на форму платежного поручения).
Получатель платежа и его реквизиты
(поля 13-17, 61, 103)
Для НДФЛ - получатель налоговая инспекция, платежные реквизиты своей инспекции можно найти здесь

Для страховых взносов на ОПС, ВНиМ и ОМС - получатель налоговая инспекция

Для взносов на страхование от несчастных случаев - получатель ФСС. Реквизиты нужно искать на региональных сайтах отделений ФСС, найти свое отделение и перейти на его сайт можно по ссылке (под картой).
Статус плательщика (поле 101)
Для НДФЛ - 02 "Налоговый агент"

Для страховых взносов на ОПС, ВНиМ и ОМС - 01 "Плательщик налоговых платежей и сборов, администрируемых налоговыми органами"

Для взносов на страхование от несчастных случаев - 08 "Плательщик платежей в бюджетную систему, за исключением администрируемых налоговыми органами" - это потому что получателем является ФСС.
Очередность платежа (поле 21)
Для всех налогов и сборов - 5
КБК - код бюджетной классификации (поле 104)
НДФЛ - 18210102010011000110

Страховые взносы
Взнос на ОПС - 18210202010061010160
Взнос на ВНиМ - 18210202090071010160
Взнос на ОМС - 18210202101081013160

Взнос на страхование от несчастных случаев - 39310202050071000160
Код ОКТМО (поле 105)
Узнать свой ОКТМО можно на сайте ИФНС
https://www.nalog.ru/rn77/service/oktmo/
(нужно знать свой ОКАТО или муниципальное образование)

Второй (и более удобный) вариант узнать в федеральной адресной системе (впишите город и улицу через пробел в поисковую строку):
https://fias.nalog.ru/
Основание платежа (поле 106)
Налоговый период (поле 107)
ТП - текущий платеж
МС.01.2018 - январь 2018
Коды в назначении платежа
При оплате страхового взноса на ОПС желательно указать номер свой регистрационный номер ПФР
При оплате взноса на ВНиМ и взноса на страхование от несчастных случаев желательно указать регистрационный номер ФСС

Посмотреть свои регистрационные номера можно здесь.
ИП нужно предварительно встать на учет в ФСС, иначе номер присвоен не будет.
Платежка: НДФЛ
Платежка: Взнос на ОПС
Платежка: Взнос на ВНиМ
Платежка: Взнос на ОМС
Платежка: Взнос на страхование от несчастных случаев
17
Особенности уплаты налогов с работников по обособленным подразделениям
В общем случае все налоги уплачиваются и все отчеты сдаются по месту жительства ИП или по юридическому адресу ООО. Однако, если какие-то работники работают в другом регионе, встает вопрос о том, куда платить налоги и куда сдавать отчетность. Поэтому, давайте сделаем небольшое теоретическое отступление и разберемся с понятием обособленное подразделение.

Сначала по организациям.
Обособленное подразделение
- это любое подразделение организации, адрес которого отличается от ее адреса в ЕГРЮЛ.
Для целей постановки на налоговый учет ОП считается созданным, если соблюдены четыре условия:
1) по адресу ОП оборудовано хотя бы одно стационарное рабочее место;
2) рабочее место создано на срок более месяца;
3) помещение, где находится рабочее место, подконтрольно организации;
4) организация начала вести деятельность по месту нахождения ОП, т.е. принят на работу человек, который будет там трудиться.

С организациями понятно, переходим к ИП.

По индивидуальным предпринимателям нет понятия "обособленное подразделение", но место ведения деятельности все равно может отличаться от адреса регистрации предпринимателя.
Например, патент может быть приобретен в другом регионе, или ИП стоит на учете в другом регионе, как плательщик ЕНВД.

Ниже, в таблице, представлена информация по уплате НДФЛ, страховых взносов и взносов на страхование от несчастных случаев, а также по сдаче отчетности для работников, которые фактически осуществляют деятельность в другом регионе.

В таблице НЕ были рассмотрены обособленные подразделения организаций, которые имеют самостоятельный расчетный счет, самостоятельно начисляют выплаты работникам и стоят на учете в ФСС, так как в этом случае, страховые взносы (так же как НДФЛ) уплачиваются в ИФНС по месту постановки на учет обособленного подразделения (ОП) и взносы на травматизм в ФСС по месту постановки на учет ОП.

18
Взаимодействие с контролирующими органами
Налоговая инспекция (ИФНС)
Пенсионный фонд (ПФ)
Фонд социального страхования (ФСС)
Медицинский фонд (ФОМС)
Нужно ли вставать на учет?

Основное отличие ИП и ООО заключается в следующем:
ООО считается работодателем ПО УМОЛЧАНИЮ, даже если в ООО нет наемных работников, ООО автоматически, при регистрации, ставится на учет в качестве работодателя и в ПФ, и в ФСС, и в ФОМС и обязано сдавать отчетность по работникам, даже если она нулевая.

ИП работодателем по умолчанию НЕ СЧИТАЕТСЯ. Если наемных работников нет, ИП не обязан сдавать нулевую отчетность по работникам.
Насчет регистрации ИП в фондах, в разные годы существовали разные требования: когда-то предпринимателю нужно было регистрироваться самостоятельно во всех фондах и даже отвозить копии заключенных договоров.
В 2018 году из всех фондов индивидуальному предпринимателю требуется самостоятельно зарегистрироваться только в ФСС.
Далее разберем подробную информацию по взаимодействию с каждым государственным органом.
19
ИФНС
С ИФНС предстоит следующее взаимодействие:
• отправка отчетности
• получение требований
• уплата налогов

Самый удобный способ обмениваться информацией с ИФНС - по электронным каналам связи. Для этого нужно подключиться к ИФНС через какого-либо оператора отправки отчетности. Сравнение способов подключения и их стоимость я рассмотрела в статье "Как самостоятельно сдать отчетность", рекомендую Вам ее прочитать.

Узнать номер своей ИФНС можно из сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ. Найдите свою компанию (или ИП) по ИНН на портале ЗАЧЕСТНЫЙ БИЗНЕС и посмотрите раздел Налоговый орган.
Адрес и платежные реквизиты своей инспекции можно узнать на официальном сайте ИФНС nalog.ru по этой ссылке.

20
Пенсионный фонд
С пенсионным фондом предстоит следующее взаимодействие:
• сдача отчетности
• получение страховых свидетельств для сотрудников, которые ранее не работали
• подача сведений о стаже для выхода на пенсию

В 2018 году ни ИП, ни ООО не должны специально регистрироваться в пенсионном фонде.
Свой пенсионный номер можно посмотреть в сведениях из ЕГРЮЛ здесь.

Узнать адрес и телефон отделения своего пенсионного фонда можно здесь:
http://www.pfrf.ru, по инструкции: выбрать регион, далее нажать "Контакты и адреса", нажать "Отделение", спуститься вниз, где написано "Выбрать клиентскую службу", поставить переключатель на "Страхователь", выбрать услугу "Прием страхователей" и выбрать свою территорию.
Нашли свое отделение - позвоните им, прежде, чем ехать, и уточните адрес, я не раз сталкивалась с устаревшей информацией на сайте.

Для того, чтобы отправлять отчетность в пенсионный фонд электронно, с пенсионным фондом нужно заключить Соглашение об обмене электронными документами. Очень рекомендую это сделать, потому что отчет СЗВ-М нужно сдавать в пенсионный фонд ежемесячно.

Как заключить соглашение:
1) сначала выберите оператора электронной отчетности, т.к. в ПФР могут спросить, кто оператор
2) Скачайте на сайте ПФ соглашение и заявление (по этой ссылке внизу страницы)
3) позвоните в ПФР, уточните название отделения, ФИО подписанта со стороны ПФ и на основании чего действует, нужно ли распечатывать заявление
4) отвезите заполненное соглашение в свое отделение, Вам сразу же дадут номер соглашения и можно будет сообщить этот номер оператору электронной отчетности и отправлять отчетность.

21
Фонд социального страхования
С ФСС предстоит следующее взаимодействие:
• сдача отчетности
• уплата страховых взносов по несчастным случаям
• если компания находится в регионе, который участвует в пилотном проекте, то выплаты пособий по временной нетрудоспособности фонд производит самостоятельно, а работодатель должен передавать фонду документы (больничный лист, заявление и другие).

ООО зарегистрирован в ФСС по умолчанию. Узнать свой регистрационный номер можно здесь.

ИП должен встать на учет в ФСС в течение 30 дней с момента приема первого сотрудника, для этого нужно отвезти в ФСС заявление.

Узнать адрес и реквизиты своего отделения ФСС можно на официальном сайте ФСС в разделе "Телефоны горячих линий", под картой.


22
Медицинский фонд
Работодатель не осуществляет какого-либо взаимодействия с медицинским фондом: начисление и уплату взносов в медицинский фонд контролирует налоговая инспекция, а страховые полисы физические лица получают самостоятельно, без участия работодателя.

23
Перечень отчетности
со ссылками на формы
Если последний день сдачи отчетности выпадает на выходной или праздничный день, то срок переносится на следующий рабочий день. Календарь бухгалтера здесь.
В ИФНС
Расчет по страховым взносам
(ежеквартально до 30 числа месяца, следующего за отчетным)

6-НДФЛ
(ежеквартально не позднее последнего числа месяца, следующего за отчетным, по итогам года - не позднее 1 апреля)

2-НДФЛ
(ежегодно до 1 апреля года, следующего за отчетным)

Сведения о среднесписочной численности в ИФНС
(не позднее 20 января текущего года, а для вновь созданных организаций не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем создания)
В ПФ
Сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М
(ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным)

Сведения о страховом стаже застрахованных лиц СЗВ-СТАЖ
(ежегодно, не позднее 1 марта года, следующего за отчетным)

В ФСС
Форма 4-ФСС
(ежеквартально, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным в электронном виде (на бумаге - до 20 числа)

Подтверждение основного вида деятельности
(ежегодно до 15 апреля года, следующего за отчетным)


Понравилась статья? Поделись в соцсетях:

Автор: Елена Позднякова. Основатель кадрового агентства «Финвер». В бухгалтерии и финансах с 1999 года. Подбираю бухгалтеров, которые помогают собственникам развивать бизнес. Умею мотивировать команды и создавать идеальную бухгалтерию. Люблю сложные задачи, восстановление учета и разработку законных схем оптимизации налогообложения.

Есть вопросы? а может идеи для новых задач? - давайте обсудим в комментариях или пишите мне на почту: elena@finver.ru и добавляйтесь ко мне в друзья в "Вконтакте".
Подпишитесь, чтобы первыми узнать о публикации статей
comments powered by HyperComments
Made on
Tilda