Как я приняла на работу робота

и что Вы можете автоматизировать в своем микробизнесе прямо сегодня
1 августа 2018, Елена Позднякова
Мечта и реальность
Автоматизация. Глобальная и безграничная… Ведь это ваша мечта, правда?
И вот Вы лежите на пляже, где-нибудь на солнечном Санторини, со стаканом свежевыжатого апельсинового сока и, под шум морских волн, просматриваете на мобильнике результаты работы за сегодня, в реальном времени: сколько появилось новых клиентов, какая выручка и как прибыль растет. Вы наслаждаетесь жизнью, а работают за Вас - РОБОТЫ!

Чат-бот встречает клиента на сайте и помогает совершить покупку, далее автоматизированная система круглосуточно принимает оплату, автоинформатор отправляет смски о состоянии заказа, а выполненный заказ доставляется до клиента в автоматическом режиме. После сделки роботы-боты спрашивают у клиента, все ли ему понравилось, а через некоторое время напоминают о себе снова, чтобы подвести к повторной покупке. Они сделают всё это самым лучшим образом, в нужное время и в нужном месте, там, где обитает ваш клиент: в мессенджерах, соцсетях, по смс или по телефону.

Ваши роботы никогда не болеют, не уходят в отпуск, ничего не забывают, не ошибаются и им не нужно платить деньги. Бизнес движется на автопилоте, а Вы – рулевой и все ваше личное время принадлежит только Вам, чтобы тратить его на развлечения и на развитие!

Стоп-стоп-стоп! Вы что, серьезно себя там сейчас представили? На Санторини???!!! С коктейлем в руках? Вернитесь на землю, мои дорогие.
Автоматизация - это когда-нибудь потом…
А пока Вы носитесь как белка в колесе без сна и отдыха: консультируете клиентов, решаете возникающие проблемы, созваниваетесь в курьерами, бежите встречать машину, дозваниваетесь до субподрядчика, разбираетесь, почему так много денег ушло на рекламу, обрабатываете жалобы, отвечаете на звонки и письма, составляете тех.задание, и, в принципе, не важно чего еще Вы там делаете, но работаете Вы, наверняка, круглосуточно и без отпуска. У Вас нет свободного времени и нет времени на автоматизацию.

Поэтому когда-нибудь потом, будет и Санторини, и автоматизация, Вы разберетесь с этим, вникнете, либо кому-то заплатите, этот кто-то вникнет и сделает все, но это все потом, потом, потом.

Поверьте мне на слово, с таким подходом автоматизации у Вас не будет никогда.
Хватит! Пора приступить к автоматизации прямо сейчас и пусть роботы и бизнес-процессы работают за Вас!
Как я приняла на работу робота
теперь я расскажу Вам мою историю
Два года назад я решила начать собственный бизнес: кадровое агентство «Финвер», которое занимается исключительно подбором финансистов. Раньше, когда я работала главбухом, мне часто приходилось подбирать людей в свою команду и коллеги меня постоянно спрашивали, как мне удается находить таких уникальных специалистов? И это действительно было так. Я разработала методику отбора талантов с помощью сложных профессиональных заданий. Каждый человек, которого я находила, становился гордостью компании. Возможно, Вы однажды встречали такого финансиста, но я могла укомплектовать такими людьми целые отделы. Если интересно, то о моей методике можно прочитать в статьях: "Тест для главного бухгалтера при приеме на работу", "Профессиональный тест для финансистов".

Кадровое агентство было запущено в феврале 2017 года. Сначала заказы были разовые и я преимущественно занималась ведением блога, который Вы сейчас и читаете, но постепенно число заказов росло и я погрязла в текучке. Да, работа интересная, но и рутинных операций в ней полным-полно: для того, чтобы найти всего одного таланта, нужно направить кандидатам огромное число писем с заданиями и инструкциями (и при этом ничего не перепутать, потому что для каждой вакансии составлено свое, уникальное задание). Все, что было сказано выше про бизнесменов, которые работают круглосуточно и без отпуска, было, разумеется, сказано про меня!

Через год после старта агентства, я поняла, что одна работать уже не успеваю, но мне потребовалось еще несколько месяцев, чтобы смириться с тем, что я должна принять на работу своего первого сотрудника. Почему это так сложно? Смотрите, сейчас я ИП: сдаю один отчет в год в налоговую и плачу в год три налоговых платежа. Если я принимаю сотрудника, то я должна сдавать более 25 отчетов в год, и ежемесячно (!) делать 5 налоговых платежей за своего сотрудника, которые составят почти 48% от его дохода. Кроме того, у меня появляется обязанность предоставить отпуск, оплатить больничный и т.д. Я даже статью об этом написала «Как принять на работу своего первого сотрудника». А еще, в процессе подготовки к приему сотрудника, мне пришлось снять офис, чтобы у моего сотрудника было рабочее место. В общем, совокупные ежемесячные затраты, в связи с приемом работника, составили бы 100 тысяч (50 тысяч - на руки сотруднику, 25 тысяч - налоги с зарплаты, 25 тысяч - аренда офиса).
Вот он, мой новый офис!
Я разместила вакансию и пока шел процесс подбора, сформулировала должностные обязанности. Главной задачей моего помощника должна была стать отправка профессиональных заданий соискателям кадрового агентства.

Как это происходит. Я приглашаю на тестирование кандидатов, которые мне понравились, и далее они, в удобное для себя время, направляют мне на почту запрос задания по своей конкретной вакансии. В ответном письме я направляю задание и инструкцию. Такие запросы поступают практически в круглосуточном режиме, тогда, когда это удобно кандидату… И вот мой помощник снимет с меня эти обязанности...

И тут до меня дошло!!! Ведь мой помощник будет работать с понедельника по пятницу, с 9 до 18! А все остальное время я буду продолжать делать рассылки самостоятельно. Получается, что с приемом сотрудника я создаю себе множество новых проблем, а свою основную решаю только наполовину! Вот это поворот!

Итак, я вынуждена была задуматься об автоматизации и рассмотреть все альтернативные варианты. Вот Вам наверняка сейчас пришла мысль, почему бы просто не дать кандидатам ссылку на задание без всяких запросов? А дело вот в чем: я должна зафиксировать время получения задания по каждому кандидату, чтобы знать, сколько потребовалось на решение. Есть только один способ зафиксировать время отправки задания - отправить его самостоятельно.

Или все-таки есть другие пути? Я применила концепцию идеального конечного результата для поиска вариантов (как-нибудь расскажу о ней) - и решение пришло: АВТОМАТИЧЕСКАЯ РАССЫЛКА.

Я решила сделать автоматическую рассылку по каждому заданию. Теперь это происходит так: в приглашении я направляю кандидату ссылку на страничку с заданием, по которой он переходит в удобное для себя время. Для того, чтобы автоматическое письмо с заданием пришло, кандидату нужно подтвердить свой адрес электронной почты. Время подтверждения фиксируется. Для этих целей я использовала сервис рассылок SendPulse. Если Вам интересно, как это работает, Вы можете посмотреть по этой ссылке.

Вы будете смеяться: на настройку ушло всего 2 часа! А в связи с тем, что у меня меньше 15000 писем, тариф – бесплатный!

Через 3 дня я поняла, что у меня появилось много свободного времени:
на меня работает РОБОТ!!! И делает свою работу превосходно и круглосуточно!
С роботом у меня сплошные плюсы:
1) процент кандидатов, запросивших задание, вырос
2) я могу планировать свой день и больше не прерываюсь на отправку заданий
3) сотрудник мне пока больше не нужен!!! Ведь робот работает!!!

Вы понимаете, какую огромную сумму денег я экономлю на этом бесплатном сервисе рассылок? а на настройку ушло всего 2 часа...
Я в восторге от своей автоматизации! Вот на что действительно не жалко потратить время!
И теперь в стадию проработки вошла следующая идея: чат-бот, который согласовывает встречи и проводит виртуальные собеседования!!! И принимает заявки от заказчиков! Например, это может выглядеть вот так: «… заходите по этой ссылке, если хотите пообщаться с искусственным интеллектом. Сегодня заявки принимает мой виртуальный помощник – кот Енотик
Но это все потом, а пока...
Обзор 17 кейсов автоматизации для микробизнеса
что мы с вами можем сами!
Я предлагаю открыть лабораторию автоматизации для микробизнеса на коленке. Сейчас я приведу Вам несколько кейсов: очень кратко, только описание, и если эта тема Вас заинтересует, дальше я сделаю серию статей и видеороликов по каждому кейсу с подробными и понятными инструкциями.

Но для начала давайте сразу отстроимся от крупного и среднего бизнеса в части автоматизации, потому что они внедряют ERP – системы (если кратко, то это полная автоматизация всех процессов компании в одной программе, написанной специально для ЭТОЙ компании, которая размещена на сервере ЭТОЙ компании). У них на автоматизацию сливаются огромные бюджеты, но множество таких глобальных автоматизаций провалилось, не внедрено и не окупилось.
Мы пойдем другим путем, потому что

у микробизнеса таких денег нет и автоматизацию нужно сделать без вложений, на коленке, легко и чтобы результат был виден сразу.
Мы будем использовать много различных сервисов, потому что каждый сервис «заточен» под решение конкретной проблемы. В идеале, в каждом сервисе мы воспользуемся бесплатным функционалом.
И еще, все сервисы, которые мы используем, будут облачными. Ну не собираемся же мы, микробизнесмены, содержать и обслуживать собственные сервера?
Внедрение автоматизации будем делать постепенно. Сначала автоматизируем один процесс, затем следующий, приоритеты будем выбирать в зависимости от того, какие операции сейчас занимают больше всего нашего времени.
А теперь краткое описание 17 кейсов по автоматизации:
1
Автовебинар. Все Вы, наверняка, знаете, что такое вебинар. У организаторов вебинара уходит много времени на подготовку, а затем его нужно провести в режиме реального времени. Если слушателей на вебинаре много, то, скорее всего, организаторы получат множество заявок и этот процесс того стоит. Но микробизнес редко может позволить себе вебинары, вдруг к Вам придет всего 20 человек? А если вообще двое?

Автовебинар решает эту проблему. Это симулятор настоящего вебинара, но в записи, организатор на автовебинаре в живую не участвует, но участники имеют возможность писать в чат и думают, что присутствуют на настоящем онлайн-вебинаре. Такие автовебинары можно запускать хоть по 5 раз в день, хоть для каждого слушателя индивидуально. Представляете, какой будет эффект?

(Примечание: я не собираюсь никого обманывать, и обязательно сообщу, что мой вебинар с приставкой АВТО, но Вы все рано придете его посмотреть, потому что он будет очень и очень интересный!)

2
Рассылки. Сервисы, с помощью которых посетители вашего сайта могут оставить свою электронную почту, чтобы в дальнейшем получать новости или статьи. Благодаря сервису рассылок, Вы можете собрать базу лояльных клиентов, что очень важно.

(Простейший инструмент, но лично я, на старте своей деятельности вручную собирала базу подписчиков и вручную рассылала каждое письмо :) , может, кто-то из моих подписчиков даже помнит, как это было...)

3
Робокасса. Автоматический прием платежей от ваших клиентов круглосуточно и без вашего участия. Заплатил – получил код, ввел код - получил то, что оплатил. Важный момент в том, что будет допустима любая форма оплаты, удобная вашему клиенту.

(Это не обязательно именно Robokassa, просто название нравится, но есть и другие подобные сервисы)

4
Автоматическая форма заявки. В любое время дня и ночи, и в праздники, и в выходные, ваш клиент может отправить Вам заявку с сайта, которую Вы получите на электронную почту.

(вот кто-то сейчас рассмеялся, так как сервис простейший, а я смеяться не собираюсь, а буду объяснять, как и где сделать сайт бесплатно или очень дешево и как добавить на свой сайт такую форму для сбора заявок)

5
Бизнес-процессы Битрикс 24. Это автоматические алгоритмы действий, согласований и напоминаний. Инструмент платный, в изучении сложный, но эффект превзойдет все ваши ожидания!!! (по крайней мере, сейчас я так думаю, но нужно тестировать!)
6
Автоматическая воронка продаж. Это серия писем, построенная на сервисе рассылок, которые отправляются с определенной (заранее настроенной) периодичностью. Вы ничего не делаете, а ваши клиенты в это время становятся вашими лучшими друзьями и покупают, наконец!
7
Шаблоны документов. Например в битрикс, или в 1С. Вы будете удивлены, сколько времени сможете сэкономить!
8
Чат-боты. Чат-бот – это виртуальный собеседник, который отвечает на вопросы по определенным алгоритмам. Иногда чат-боты даже используют искусственный интеллект. (Кстати, прочитать статью, как я тестировала ботов с искусственным интеллектом можно здесь). Чат-боты уже активно используются бизнесом, а чат-боты для Телеграм может создать даже пользователь без навыков программиста.

Для целей нашей автоматизации ботов придется заказать платно, но, думаю, что я готова раскошелиться, если Вам эта тема так же интересна, как и мне. Я закажу пару ботов (для В Контакте и для WhatsApp) и исследую их возможности и функционал вместе с Вами.
9
СМС-информатор. Автоматическая отправка смс о состоянии заказа или о каком-то другом событии.
10
Бизнес-аналитика. Автоматические отчеты о деятельности вашего бизнеса, в режиме реального времени, и без использования труда экономистов.
11
Автоматизация для бухгалтера. В этом кейсе будем говорить о том, что можно сделать, чтобы ускорить и упростить работу бухгалтера. Например, в 1С есть такая интересная функция: «сравнение файлов», которая позволяет за доли секунды сравнить огромные массивы информации и найти несоответствие. Или вот еще вариант: «автоматическая загрузка реквизитов контрагентов», эта функция сэкономит время и позволит избежать ошибок (есть платный и бесплатный вариант такой функции для 1С). Дальше – автоматическое создание платежек. Вы знали, что уже практически любой банк-клиент может сам распознавать данные из счета и создавать платежку, а бухгалтеру не нужно тратить на это время?
12
CRM. Единая клиентская база и управление сделками. Этот кейс для битрикса я уже раскрыла в видеоролике «СРМ Битрикс 24 за 23 минуты», а если хотите лучше понять вообще, что такое CRM, посмотрите мой ролик «CRM: самое понятное объяснение, как это работает».
Но, опять же, если эта тема окажется самая актуальная, я могу еще более детально погрузиться в вопросы СРМ.
13
Открытые линии. Все обращения заказчиков по всем каналам (Whatsapp, Viber, Telegram, форма с сайта, электронная почта и т.д.) перед вами, в одном окне, и их можно распределять между операторами.
14
Общий диск для компании. Вам не обязательно содержать свой сервер с большим объемом памяти для того, чтобы создать хранилище данных по компании с удобным доступом для сотрудников. Такой функционал предлагает google диск, яндекс диск и даже битрикс 24.
15
Корпоративная почта в облаке. Создать почту в облаке с неограниченными объемами ящиков можно очень просто и бесплатно. Лично я уже это сделала с помощью яндекса: моя почта работает на домене finver.ru и доступна из любой точки мира, где есть интернет.
16
IP-телефония. Виртуальная АТС, которая перенаправляет звонки по заданным Вами алгоритмам, ведет запись телефонных разговоров и много чего еще. Эта функция может стоить очень и очень дешево, практически бесплатно. Например, я находилась во Вьетнаме и звонила своим клиентам в Москву через мобильное приложение Яндекс.Телефония и знаете, сколько стоила 1 минута разговора? – 0 рублей 0 копеек. Если интересно, сделаю на эту тему подробный кейс.
17
Автоматизация задач. Можно собрать все однотипные задачи (например, для курьера) в одном месте (например, в битриксе). Кстати, об этом я уже рассказывала в ролике "8 кейсов для битрикс 24", но могу сделать еще более подробный кейс по теме.
Итак, пока 17 кейсов, но это не предел, а всего лишь старт в автоматизацию.
Начинать нужно с тех, которые касаются наиболее часто повторяющихся в вашем бизнесе операций. Далее будет голосование, с каких кейсов начать и возможность предложить свои новые идеи.
Присоединяйтесь к моей лаборатории автоматизации микобизнеса :)
Готовы приступить к автоматизации? А я готова разобрать для Вас все кейсы: подробно с примерами и демонстрацией. Что нужно от Вас:
1
Добавляйтесь в друзья!
Добавляйтесь ко мне в друзья на Фейсбук, в Контакте, подписывайтесь на канал Финвер на Youtube. Вот ссылки на мои странички:

Поделитесь этой статьей в соцсетях:
2
Проголосуйте, с чего начать!
Проголосуйте, с каких инструментов автоматизации начать:
С чего начнем?
голосуйте или напишите свой другой вариант в комментариях
Выберите один из четырех вариантов
Ура! Ваш голос принят!
3
Оставьте комментарий!
Оставьте комментарий под этой статьей, какие еще инструменты автоматизации для микробизнеса Вы знаете и хотели бы рассмотреть.
Есть идеи, как ускорить работу, улучшить работу или поручить работу роботам? Пишите в комментариях, а я подготовлю для Вас кейсы.
А на сегодня все, спасибо за внимание и очень жду обратной связи!
Понравилось? Поделись в соцсетях:

Автор: Елена Позднякова. Основатель кадрового агентства «Финвер». В бухгалтерии и финансах с 1999 года. Подбираю бухгалтеров, которые помогают собственникам развивать бизнес. Умею мотивировать команды и создавать идеальную бухгалтерию. Люблю сложные задачи, восстановление учета и разработку законных схем оптимизации налогообложения.

Есть вопросы или хотите рассказать о своем опыте - давайте обсудим в комментариях или пишите мне на почту: elena@finver.ru и добавляйтесь ко мне в друзья в в контакте.
Подпишитесь, чтобы первыми узнать о публикации статей
comments powered by HyperComments
Made on
Tilda